obieg informacji w firmie

Od efektywności procesów obiegu informacji zależy bardzo wiele. Informacje są dziś podstawą do podejmowania decyzji biznesowych – i to decyzji trafnych. Gołym okiem widać, że w wielu firmach coraz mniej jest miejsca na intuicję menedżerów. Jej miejsca zajmują różnego rodzaju raporty, wyliczenia i analizy. Nie chodzi jednak tylko o szybkość przepływów danych. Ważna jest też jakość oraz sposób dostarczenia informacji użytkownikom. Nietrafiona lub spóźniona decyzja może każdą firmę kosztować bardzo wiele.

W usprawnieniu obiegu informacji w ramach organizacji szczególnie pomocne okazują się trzy kategorie rozwiązań – systemy zintegrowane, oprogramowanie klasy workflow oraz aplikacje wspierające elektroniczny obieg dokumentów. Są to rozwiązania wzajemnie komplementarne.

Systemy zintegrowane

Zintegrowane systemy klasy ERP gromadzą szczegółowe informacje na temat wszystkich, objętych funkcjonalnością oprogramowania, obszarów biznesowych. Dzięki temu pracownikom dużo łatwiej jest sięgać po aktualne informacje dotyczące wzajemnie zależnych procesów. Odpowiednio zaprojektowany i sparametryzowany system ERP jest w stanie dostarczać użytkownikom dane dopasowane do zadań i funkcji, jakie osoby te pełnią w organizacji. Dzięki temu informacje są dostępne szybciej i zdecydowanie łatwiej.

Workflow

Z kolei system klasy workflow ma za zadanie zautomatyzowanie przepływów informacji w firmie niezależnie od tego, czy chodzi o obieg faktur, wniosków urlopowych, czy wielostopniowy proces autoryzacji określonych działań. Z nowoczesnych rozwiązań tego rodzaju użytkownicy korzystać mogą także za pomocą telefonów, czy tabletów. Powoduje to zwiększenie płynności obiegu informacji w organizacji – przykładowo, przedstawiciele handlowi nie muszą czekać na ostateczną decyzję przełożonego aż ten wróci do biura ze spotkania. Projekty ofert i działań sprzedażowych mogą być zatwierdzane niemal na bieżąco.

Obieg dokumentów

Natomiast wdrożenie systemów elektronicznego obiegu dokumentów niesie za sobą także korzyść w postaci zmniejszenia pracochłonności obsługi dokumentacji. Oczywiście dokumenty wpływające do firmy należy zwykle przetworzyć do postaci cyfrowej, jednak o ile digitalizacja jest procesem jednorazowym, to płynące z niej korzyści ujawniają się często i w wielu obszarach – od archiwizacji, przez wyszukiwanie danych, po bezpieczeństwo.

Nie tylko oszczędności

Szybki obieg informacji w firmie może stać się źródłem bardzo wymiernych korzyści. Dzięki skróceniu czasów dostępu do informacji, zmniejszeniu liczby błędów i wyeliminowaniu przestojów oraz wąskich gardeł cała organizacja jest w stanie funkcjonować w sposób bardziej zwinny i dynamiczny. To z kolei prowadzi do skrócenia czasu reakcji na okazje sprzedażowe i szanse rynkowe, wzmocnienia elastyczności firmy, a nawet przyspieszenia ewolucyjnych zmian pozwalających wdrażać nowe modele biznesowe szybciej niż konkurencja.

Sposób ważniejszy od narzędzia

Należy jednak pamiętać, że systemy informatyczne pełnią tu tylko rolę narzędzi. Oczywiście bardzo pomocne są - zaszyte w nowoczesnych systemach - standardowe, oparte na dobrych praktykach, modele procesów biznesowych. Zbudowanie sprawnego obiegu informacji w firmie wymaga często zaangażowania specjalistów, którzy będą w stanie zaprojektować najbardziej optymalne w danych warunkach przepływy informacji.

przeczytaj cały artykuł "Sprawny obieg informacji w firmie, to niższe koszty działania"

Informacje o plikach cookie Ta strona używa plików Cookies. Dowiedz się więcej o celu ich używania i możliwości zmiany ustawień Cookies w przeglądarce. Czytaj więcej...